首先，理由书写四百字左右就可以了，用简单的语言把情况写清楚就可以，没有必要写太多字数。理由书给人的感觉一定要是逻辑通顺、条理清晰，重点要突出你的留学动机与目的。
其次，理由书中，一定要包含以下三点内容： 1.自我介绍开篇先要简单地介绍自己，不用写特别多的内容，用最简洁明了的语言说清楚你的身份就可以了。例如，我叫XXX，是一名高三的学生/大四的学生，就读于XX学校XX专业；已经毕业工作的同学可以写自己于XX年毕业于XX院校，目前正在从事什么样的工作。
2.赴日留学的原因学生应该结合自身情况，把想要去日本留学的动机写清楚。例如，喜欢日本的文化、语言；日本在某一方面有优势，想去日本学习该方面的知识；工作和学习中发现自己水平不足，想去日本进修；亲友在日本生活，想到日本学习工作。
3.赴日留学的目的写完原因了，就要写一下，你到日本留学想要达到什么样的目的。虽然说，大部分同学都是要先进入语言学校的，但是我们最好不要写我的目的就是去学语言。最好要写出，提升语言水平之后，想进入什么院校，学习哪个专业，以及以后想在哪里就业，从事什么行业等等。这部分要包含两点：一是升学、二是就业。
